1. Champ d’application

Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les manifestations, réservations et offres proposées par l’Orangerie ainsi que par le Restaurant Cala.

Toute réservation ou confirmation écrite vaut acceptation des présentes conditions par l’organisateur.

2. Conclusion du contrat

Le contrat devient valable uniquement après confirmation écrite de l’Orangerie ou du Restaurant Cala.

Les options et réservations ne sont valables que pendant la durée convenue.

Toute modification, annulation ou demande complémentaire doit être effectuée au minimum sous forme écrite électronique (par ex. par e-mail).

3. Conditions de paiement

• Pour toute réservation ferme d’un événement à l’Orangerie, un acompte de 900,00 € est demandé.
  Ce montant correspond aux frais de préparation et d’organisation de l’événement et n’est pas remboursable en cas d’annulation.
• Cette participation ne s’applique pas aux événements organisés au Restaurant Cala.
• 50 % du montant total de l’offre doivent être réglés au plus tard 4 semaines avant l’événement.
• Le solde est payable dans un délai de 10 jours ouvrables après réception de la facture.
• Les prestations supplémentaires non prévues dans l’offre initiale feront l’objet d’une facturation séparée.
  

4. Conditions d’annulation

Toute annulation doit être transmise au minimum sous forme écrite électronique (par ex. par e-mail).

Les frais d’annulation ci-dessous sont calculés sur la base des prestations culinaires prévues dans l’offre individuelle.

• Jusqu’à 8 semaines avant l’événement, l’annulation est possible sans frais.
• Entre 8 et 4 semaines avant l’événement : 35 % du montant de l’offre seront facturés.
• Jusqu’à 14 jours avant l’événement : 75 % du montant de l’offre seront facturés.
• À partir de 13 jours avant l’événement : 100 % du montant de l’offre seront facturés.
• Les frais déjà engagés auprès de prestataires externes ou les frais spéciaux restent dus en supplément.
  

5. Nombre de participants et modifications du déroulement

Toute modification doit être communiquée sous forme écrite électronique (par e-mail).

• Le nombre définitif de participants doit être communiqué au plus tard 14 jours avant l’événement.
• Les modifications concernant le déroulement doivent être regroupées et transmises au plus tard 3 semaines avant l’événement.
• Les modifications concernant les plats et boissons peuvent être prises en compte jusqu’à 3 semaines avant l’événement.
  Toute demande ultérieure pourra entraîner des frais supplémentaires.

6. Nourriture et boissons

Il n’est en principe pas autorisé d’apporter ses propres plats ou boissons.

7. Technique, musique et niveau sonore

• Toute prestation musicale ou technique (DJ, groupe, prestataire externe, etc.) doit faire l’objet d’une coordination technique au minimum 3 semaines avant l’événement.
• À l’Orangerie, le volume sonore doit rester raisonnable afin de ne pas perturber les autres activités présentes sur le site.
• Au Restaurant Cala, il convient de respecter les clients de l’hôtel ainsi que les autres visiteurs du restaurant. La musique forte n’y est pas autorisée.
  

8. Prestataires externes

Les prestataires externes tels que DJ, photographes, fleuristes, wedding planners ou techniciens peuvent être librement choisis.

Toutefois, la coordination principale avec ces prestataires reste à la charge de l’organisateur.

Les horaires d’accès pour les montages doivent être convenus à l’avance avec le service événementiel.

9. Installation, démontage et décoration

• Le montage peut avoir lieu la veille de l’événement, sous réserve qu’aucune autre manifestation ne soit prévue.
• Les objets apportés par les invités doivent être retirés le lendemain pendant les horaires d’ouverture du Julia’s Restaurant.
• Les feux d’artifice, machines à fumée ainsi que toute flamme nue sont strictement interdits.
• Il est uniquement permis de fumer dans les espaces extérieurs prévus à cet effet.
• En cas d’utilisation de confettis, de décorations difficiles à enlever ou de nettoyage exceptionnel, des frais de nettoyage supplémentaires à partir de 450,00 € pourront être facturés.
  

10. Responsabilité

L’organisateur est responsable des dommages causés aux locaux, équipements ou installations techniques par lui-même, ses invités ou les prestataires qu’il mandate.
Tout dommage doit être signalé immédiatement.

La responsabilité de l’exploitant des lieux reste pleinement engagée en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave.

En cas de négligence simple, la responsabilité de l’Orangerie ou du Restaurant Cala est limitée aux obligations essentielles du contrat et aux dommages prévisibles.

La responsabilité en cas d’atteinte à la vie, à l’intégrité physique ou à la santé reste inchangée.

11. Force majeure

En cas de force majeure ou de décision administrative empêchant la tenue de l’événement, les deux parties peuvent convenir d’un report, d’une adaptation ou d’une annulation de la manifestation.

Cela inclut notamment :
– catastrophes naturelles,
– pandémies,
– interdictions administratives,
– coupures de courant prolongées.

Toute demande de dommages-intérêts liée à un cas de force majeure est exclue.

12. Photos et vidéos

Des photos et vidéos peuvent être réalisées pendant les événements par l’organisateur ou ses invités.

L’organisateur est lui-même responsable de l’obtention des autorisations nécessaires auprès des participants, notamment en cas de publication sur les réseaux sociaux.

13. Protection des données

Les données personnelles sont traitées exclusivement dans le respect des dispositions légales applicables en matière de protection des données.
Des informations complémentaires sont disponibles dans la politique de confidentialité figurant sur notre site internet.

14. Dispositions finales

Si une disposition des présentes CGV devait être invalide, les autres dispositions resteraient pleinement applicables.

Le droit allemand est applicable.

Si l’organisateur est commerçant, personne morale de droit public ou établissement public, le tribunal compétent est celui de Kehl.